Con su enfoque en la simplicidad y accesibilidad, esta herramienta basada en la nube permite gestionar archivos de forma eficiente y segura, facilitando el trabajo colaborativo desde cualquier lugar.
Con el correcto enfoque y las herramientas adecuadas, las organizaciones pueden traducir la gestión documental en un element clave de éxito en su desarrollo estratégico.
Seguridad de los documentos. Cuando los documentos no se gestionan, la posibilidad de que se exponga información importante a las personas equivocadas es sizeable. Si información smart y very important que cae en las manos equivocadas puede ocasionar un daño irreversible a una empresa. Un sistema de gestión documental permiten proteger la información confidencial mediante políticas de seguridad rigurosas y un Manage de acceso basado en roles donde solo los usuarios autorizados pueden ver ciertos archivos o documentos.
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La digitalización de documentos implica pasar documentación fileísica a formato electronic. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.
Integridad: Es essential garantizar la autenticidad y veracidad de la información contenida en los documentos.
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El coste generalmente implica una tarifa mensual por cada usuario, que varía dependiendo del proveedor y que no suele ser muy alta.
Responsabilidad de Mantenimiento: La organización es responsable del mantenimiento del sistema, las actualizaciones de software, las copias de seguridad y la seguridad del servidor, lo que puede requerir un equipo de TI dedicado.
Carpetas y Subcarpetas: La organización de documentos mediante carpetas y subcarpetas permite una estructura jerárquica que facilita la navegación y la búsqueda de documentos.
Mantenimiento y Actualizaciones: El proveedor del servicio se encarga del mantenimiento del sistema, las actualizaciones de software y la gestión de la seguridad, liberando a la organización de estas documentos digitales responsabilidades técnicas.
Costes Iniciales Elevados: Requiere una inversión significativa en hardware, licencias de software y recursos de TI para la instalación y el mantenimiento del sistema.
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